Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ?

Introduction

Si votre entreprise transfère ou stocke en ligne tout type d’informations commerciales confidentielles, il existe un outil que vous devez connaître : la data room virtuelle. 

Les data rooms virtuelles – également connues sous le nom de data rooms en ligne, data rooms virtuelles, virtual data rooms, ou simplement DRV – sont des plateformes logicielles où vous pouvez stocker et partager des documents sensibles en toute sécurité.

Sur cette page, vous en saurez plus sur :

• comment fonctionnent les data rooms virtuelles
• pourquoi votre entreprise devrait essayer d’utiliser une data room virtuelle
• les différences entre les data rooms physiques et virtuelles
• en quoi les DRV sont différents des solutions de stockage sur le Cloud
• quels sont les secteurs qui utilisent le plus les data rooms virtuelles
• quels processus d’entreprise sont facilités par l’utilisation de data rooms virtuelles
• avantages spécifiques de l’utilisation des data rooms

Qu’est-ce qu’une data room virtuelle ? 

Vous savez donc qu’une DRV est un espace en ligne sécurisé pour le partage d’informations sensibles. Développons maintenant cette brève définition et examinons le comment, le où et le coût des data rooms en ligne.

Comment fonctionne une data room virtuelle ?

Certaines plateformes de data room sont dans le Cloud, ce qui signifie qu’elles se trouvent sur les serveurs des fournisseurs de data room. Ces data rooms ne vous obligent pas à installer un logiciel sur vos appareils. Pour travailler dans votre data room virtuelle, vous ouvrez votre navigateur, tapez l’adresse du site Web de la DRV et vous vous connectez.

D’autres data rooms virtuelles sont des logiciels que vous devez télécharger et installer sur des ordinateurs de bureau ou des appareils mobiles, et parfois sur les deux. Lorsque vous devez travailler dans votre data room en ligne, vous ouvrez l’application et vous vous connectez.

Une fois que vous êtes connecté à votre data room virtuelle, vous verrez généralement un tableau de bord affichant les projets sur lesquels vous travaillez et les notifications d’activité des autres utilisateurs. Si vous êtes administrateur de la data room, vous pouvez alors effectuer des centaines d’actions différentes, telles que :

• télécharger de nouveaux fichiers 
• expurger des informations d’un document
• révoquer l’accès d’un utilisateur
• partager des documents avec de nouveaux utilisateurs
• consulter des rapports analytiques sur l’activité des utilisateurs
• stocker des documents en filigrane

Si vous êtes un utilisateur de la data room virtuelle, mais pas un administrateur, vous pourrez consulter les dossiers et les fichiers, et éventuellement modifier, commenter, imprimer et télécharger des documents, en fonction de vos autorisations.

Il s’agit là de l’essentiel du fonctionnement des DRV. Et où ? Où sont stockées exactement vos données, lorsque vous les téléchargez dans une data room virtuelle ?

Où une data room virtuelle stocke-t-elle mes données ? 

En fait, lorsque vous téléchargez des fichiers confidentiels dans une data room virtuelle, ces informations sont envoyées sur les serveurs de votre fournisseur de data room et y sont stockées. Si vous partagez ensuite ces fichiers avec un collègue et qu’il les télécharge sur son appareil, vos informations sont également stockées sur son appareil – mais avec un hic : vous en avez toujours le contrôle total. 

Vous avez bien lu : pour garantir la sécurité des données, la plupart des data room virtuelles offrent aux administrateurs la possibilité de décider de la durée pendant laquelle un utilisateur individuel peut stocker chaque fichier spécifique dans son appareil. Grâce à des fonctions telles que le déchiquetage à distance et l’expiration automatique, les administrateurs peuvent être sûrs qu’aucun utilisateur ne stockera en permanence des documents sensibles sur son ordinateur.

Quelle quantité de données puis-je stocker dans une data room virtuelle ?

Les data room virtuelles sont conçues pour permettre aux administrateurs de stocker et de partager de grands volumes de données. En principe, vous pouvez stocker autant de données que vous le souhaitez dans votre data room virtuelle. En pratique, cela dépend du fournisseur de data room virtuelle que vous choisissez et du forfait que vous utilisez.  

La plupart des fournisseurs proposent des forfaits avec une limite de stockage ainsi que des abonnements plus coûteux avec un stockage de données illimité, de sorte que vous pouvez choisir ce qui convient le mieux à vos besoins.

Mon entreprise doit-elle essayer de travailler avec des data rooms ? 

Si votre entreprise partage ou stocke tout type d’informations sensibles, vous devez absolument essayer d’utiliser les services d’un fournisseur de data room. Il est pratiquement impossible que des données fuient d’une data room virtuelle.

Mais en plus de vous offrir une sécurité totale, une data room virtuelle réduira également le temps et l’argent que votre équipe consacre à la gestion des fichiers – mise à jour des documents, impression des nouvelles versions, reliure, envoi, organisation des archives, etc.

Une data room virtuelle aide les entreprises à gérer les documents confidentiels pour des projets temporaires – tels qu’un processus de fusion et d’acquisition ou de diligence raisonnable – mais aussi pour le travail de routine. Elle facilite la collaboration non seulement lorsque des dizaines de parties intéressées, des centaines de documents et des informations très sensibles sont en jeu, mais aussi lorsque vous devez discuter du dossier de l’événement avec six personnes et que vous ne voulez pas que la version de travail soit divulguée.

Vous pouvez également utiliser une data room en ligne pour partager des fichiers quotidiens avec vos partenaires externes et vos collègues internes lorsque vous devez vous assurer que chacun dispose des dernières versions – et lorsque vous voulez savoir qui a réellement lu le document et qui ne l’a pas fait.

Les data rooms aideront également votre entreprise à être prête pour n’importe quel événement – puisque tous les fichiers sont organisés et prêts à être utilisés, vous ne passerez pas plus de quelques minutes à vérifier si tout est en place et si vous devez mettre à jour certains documents avant un événement d’entreprise ou une réunion stratégique. Et vous pouvez passer tout de suite à la coopération avec des tiers.

Quelle est la différence entre les data rooms physiques et virtuelles ? 

Qu’est-ce qu’une data room physique ?

Une data room physique est une pièce sécurisée où sont conservés et échangés des documents confidentiels, et à laquelle seules les personnes autorisées ont accès. 

Les data rooms physiques sont utilisées dans les situations où de nombreuses parties doivent avoir accès à des fichiers sensibles, car elles permettent à une organisation de partager des informations confidentielles avec des parties externes de manière contrôlée. Ces data rooms sont généralement situées dans les locaux d’une entreprise, ou dans les locaux de ses avocats. 

Problèmes courants des data rooms physiques

Elles ne sont pas accessibles

Pour consulter ou examiner des documents lors d’une transaction – comme la diligence raisonnable pour une acquisition d’entreprise ou un investissement immobilier – les parties intéressées doivent se rendre sur place. Ce n’est pas un problème si elles n’ont qu’à traverser une grande ville à l’heure de pointe, mais c’est très gênant lorsqu’elles se trouvent à des milliers de kilomètres, voire dans un autre pays.

Elles demandent du travail et du temps supplémentaires

Une autre difficulté présentée par le partage de documents dans les data rooms non numériques est le fait que leur mise en place demande du temps et du travail supplémentaires. L’espace doit être préparé et sécurisé, et il faut transporter et organiser de grandes quantités de documents. 

Elles prennent de la place

En plus de prendre du temps à organiser, le stockage physique des documents dans une data room rend également beaucoup de place.

Elles coûtent cher

Nous n’avons pas besoin de vous dire que tout ce travail, ce temps et cet espace consacrés à une data room physique ont un prix – et que c’est l’entreprise qui met en place la data room qui paie.

Les avantages des data rooms virtuelles par rapport à celles physiques

Au vu des problèmes des data rooms traditionnelles énumérés ci-dessus, vous avez probablement déjà une bonne idée des avantages de l’utilisation des data rooms virtuelles modernes :

• meilleure efficacité des coûts
• plus grande commodité
• économies de temps
• plus de sécurité
• meilleure communication

Examinons-les de plus près.

Efficacité des coûts

Même si vous payez quelques centaines de dollars par mois à un fournisseur de data room en ligne, votre entreprise économisera de l’argent en passant au numérique avec ses informations confidentielles. Pensez à tous les coûts qu’elle n’aura pas à supporter : 

• la location d’une salle sécurisée (ou l’utilisation d’une salle dans ses propres locaux comme data room, ce qui l’empêchera d’être utilisée pour autre chose)
• prendre des mesures de sécurité pour restreindre l’accès à la data room, y compris l’achat d’équipements et la formation du personnel
• l’impression, l’organisation et le transport de documents physiques dans la data room
• la location d’un espace d’archivage pour conserver les documents une fois les transactions commerciales terminées

Commodité

Avec une data room en ligne, il est beaucoup plus facile pour tout utilisateur autorisé d’accéder et de travailler sur des fichiers partagés. Il peut le faire depuis son bureau, son domicile ou sa voiture. Plusieurs parties – investisseurs potentiels, acheteurs potentiels, membres du conseil d’administration – peuvent se connecter à la data room virtuelle au même moment et depuis n’importe quel pays, et travailler ensemble à l’aide d’outils de collaboration. 

Gain de temps

En utilisant une data room en ligne, vous gagnez du temps. D’abord, parce que la plupart des fournisseurs de data room vous permettent de mettre en place votre data room en quelques minutes seulement. Ensuite, parce que ni vous ni les autres parties intéressées ne doivent se déplacer – vous pouvez partager des documents et y travailler depuis vos bureaux, sans perdre une seule minute dans les embouteillages ou les déplacements.

Sécurité

Un autre avantage d’un dépôt en ligne par rapport à un dépôt physique est que son niveau de sécurité est beaucoup plus élevé. Certes, une data room traditionnelle est un environnement contrôlé, mais si une page d’un fichier physique disparaît, vous ne pouvez pas la retrouver. En revanche, dans votre DRV, vous pouvez savoir exactement qui a consulté, téléchargé et imprimé quelles pages de quels documents. 

Les data room virtuelles vous permettent également d’ajouter un filigrane personnalisé à vos fichiers pour un partage sécurisé, de sorte que si l’un d’entre eux venait à fuir, vous sauriez exactement qui l’a fait. 

En outre, pendant le transport, les fichiers physiques peuvent facilement être égarés, volés ou perdus. Mais la plupart des data room virtuelles offrent un cryptage de haut niveau pour les fichiers tant au repos (lorsqu’ils sont stockés sur le serveur) qu’en transit (lorsqu’ils sont transmis à l’appareil d’un utilisateur). Ils sont donc parfaitement à l’abri des pirates informatiques.

En plus d’être à l’abri des délinquants en ligne, vos données sensibles sont également protégées contre d’autres dangers. Incendies, inondations, tornades, attentats – les serveurs des meilleurs fournisseurs de data room en ligne sont protégés contre tout cela. 

Une meilleure communication

Lorsque vous mettez le partage de documents en ligne, vous facilitez la communication entre tous. Si vous mettez à jour des documents existants ou en ajoutez de nouveaux, il n’est pas nécessaire d’envoyer des dizaines de courriels ou de craindre qu’ils ne soient pas pris en compte – les utilisateurs de DRV seront informés de tout changement et pourront facilement accéder aux versions correctes.

Et grâce aux outils d’édition et de commentaire, les administrateurs et les utilisateurs peuvent communiquer directement sur les documents, ce qui est beaucoup plus rapide et plus facile que d’échanger des courriels, des appels téléphoniques ou des SMS.

Quelle est la différence entre une solution de stockage sur le Cloud et une data room virtuelle ? 

Vous avez probablement utilisé des solutions gratuites de stockage sur le Cloud telles que Google Drive, Dropbox et WeTransfer. Et elles peuvent vraiment être des outils formidables pour la collaboration à distance. Mais vous sentiriez-vous à l’aise de stocker des informations professionnelles confidentielles sur ces plateformes ?

La différence entre les solutions de stockage ordinaires sur le Cloud et les data rooms virtuelles est que ces dernières offrent les plus hauts niveaux de sécurité possibles. Alors qu’il n’est jamais possible d’éliminer totalement l’erreur humaine ou les défaillances du système dans un processus, les DRV sont conçues (et constamment mises à jour) pour garantir un accès sécurisé aux utilisateurs autorisés et interdire l’accès aux données à toute autre personne. 

Des fonctions de sécurité telles que le cryptage des données en transit et au repos, l’autorisation à deux facteurs, les autorisations granulaires des utilisateurs, l’expiration automatique, la rédaction par l’IA et le déchiquetage à distance (pour n’en citer que quelques-unes) font des DRV le moyen le plus sûr de partager des documents en ligne.

Qui utilise les data rooms virtuelles ? 

Des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité font appel aux services de fournisseurs de data rooms virtuelles. Mais pour les industries suivantes, les DRV sont vraiment indispensables :

• technologie
• banque d’investissement et capital-investissement
• juridique / légal
• sciences de la vie

Voyons pourquoi.

Technologie

La protection de leur propriété intellectuelle et de leurs secrets techniques est une priorité pour les entreprises technologiques – après tout, leur activité consiste précisément à découvrir de nouvelles idées avant les autres, et à les garder secrètes suffisamment longtemps pour les breveter et en tirer profit.

Banque

Lorsqu’on effectue des transactions financières courantes ou des opérations de banque d’investissement, la sécurité des données est cruciale. Les banques doivent s’assurer que les informations et l’argent de leurs clients sont en sécurité, tandis que les banquiers d’affaires et les sociétés de capital-investissement ne veulent pas divulguer les bonnes affaires dans lesquelles ils investissent.

Cabinets juridiques

Les avocats ont souvent besoin d’accéder à des informations confidentielles concernant leurs clients. La diligence raisonnable en est un exemple, mais il existe d’innombrables autres processus juridiques qui nécessitent le partage de documents à diffusion restreinte avec les avocats. Les DRV sont un moyen pratique de le faire tout en s’assurant que personne d’autre n’aura accès à ces informations.

Sciences de la vie

À l’instar des entreprises technologiques, les entreprises du secteur des sciences de la vie ont pour mission de trouver de nouvelles informations et solutions, et de les garder secrètes. 

Les 7 cas d’utilisation les plus courants des data rooms

Nous avons donc vu quels sont les secteurs qui ne peuvent vraiment pas se passer des data rooms virtuelles. Voyons maintenant les cas les plus courants où ils font appel aux services de leur fournisseur de DRV.

Fusions et acquisitions

Au cours des processus de fusion et d’acquisition, des centaines de documents doivent être examinés, rédigés, édités et approuvés. Du début de la vérification préalable jusqu’à la signature du dernier document, les entreprises qui procèdent à une fusion ou à une acquisition utilisent des DRV pour partager et travailler sur des documents sensibles, et s’assurer qu’ils restent confidentiels.

Audits

Lorsqu’une entreprise fait l’objet d’un audit, elle permet à l’auditeur d’accéder à des documents confidentiels tels que des rapports financiers, des relevés bancaires et des déclarations fiscales. Si les auditeurs ne travaillent pas directement dans les locaux de l’entreprise, le moyen le plus sûr et le plus simple de partager ces données avec eux est d’utiliser une DRV.

IPO

Les processus d’introduction en bourse impliquent de fournir aux investisseurs potentiels de nombreuses informations sur l’entreprise, afin qu’ils puissent faire preuve de diligence raisonnable avant de décider d’investir. Certaines de ces informations sont souvent mieux gardées secrètes pour les concurrents, et l’utilisation d’une DRV permet aux investisseurs potentiels d’accéder aux données et de les examiner, tout en évitant les fuites.

Collecte de fonds

Pour convaincre les gens d’investir ou de faire un don à une entreprise, il faut leur montrer des documents – que vous ne souhaitez pas nécessairement partager avec d’autres parties. Avec une DRV, vous pouvez vous assurer que seules les bonnes personnes ont accès à vos données. Vous évitez également de perdre du temps à envoyer de multiples courriels. Il vous suffit de créer une data room, de télécharger des documents et d’accorder l’accès aux investisseurs potentiels. 

Partenariats stratégiques

La collaboration avec des personnes d’une autre organisation peut être stressante et chronophage – non pas parce que vos partenaires sont désagréables, mais parce que la collecte et le partage des données impliquent de nombreuses tâches administratives. Les DRV rendent les partenariats stratégiques plus faciles à gérer en vous fournissant un espace sécurisé pour la collaboration avec des partenaires externes.

Gestion des IP

La gestion de la propriété intellectuelle de vos clients consiste à la garder strictement privée. Mais vous devez la partager avec les avocats et les fonctionnaires – et l’utilisation d’une DRV vous permet de le faire facilement, tout en la gardant parfaitement sécurisée.

Partage sécurisé de documents

Qu’il s’agisse de propriété intellectuelle, de transactions financières ou d’informations sur la diligence raisonnable, et que vous les partagiez avec des avocats, des partenaires externes, des acheteurs potentiels, des fonctionnaires, des investisseurs ou toute autre personne, les data rooms vous seront d’une grande utilité dans toutes les situations où vous devez échanger des documents en toute sécurité.

Quels sont les avantages des data rooms virtuelles ? 

Les entreprises qui utilisent les data rooms bénéficient de :

• partage et stockage sécurisés de documents
• collaboration plus facile entre les personnes
• moins de temps consacré aux activités administratives
• meilleur contrôle des activités des utilisateurs
• confort d’utilisation accru

Examinons de plus près chaque avantage.

Sécurité et protection des données accrues

Les autorisations granulaires des utilisateurs, la rédaction des données, le cryptage, l’autorisation à deux facteurs et d’autres fonctions de sécurité garantissent la protection de vos données.

Une collaboration plus facile

L’accès instantané de n’importe où, les notifications, les modifications et les commentaires permettent aux utilisateurs de travailler ensemble facilement dans une DRV. 

Une plus grande vitesse de transaction

Parce qu’il est facile de mettre en place une DRV, de télécharger des documents et d’inviter des utilisateurs, et parce que les utilisateurs peuvent facilement y accéder et y travailler, les DRV permettent aux entreprises de conclure des affaires plus rapidement.

Contrôle accru des utilisateurs et des documents

Les fonctions des DRV, telles que la rédaction des données, l’analyse et les rapports sur les utilisateurs, ainsi que les autorisations granulaires et révocables, permettent aux administrateurs de garder un contrôle total sur qui peut accéder à quelles informations. 

Une plus grande commodité

Les parties prenantes peuvent accéder aux informations en quelques clics ; les communications du conseil d’administration sur les documents importants sont plus faciles ; et les secrétaires n’ont pas besoin d’envoyer par courriel des centaines de fichiers à des dizaines de personnes. Les DRV sont un moyen beaucoup plus pratique de partager des documents que toute autre solution physique ou virtuelle.

Résumé

Si vous avez lu cette page en entier, vous connaissez maintenant en détail la réponse à la question initiale : qu’est-ce qu’une data room virtuelle ?

Si vous avez sauté jusqu’à la fin, en espérant un résumé de la page, le voici.

En bref, voici ce que vous devez savoir. Les data rooms :

• sont des plateformes en ligne sécurisées pour le partage et le stockage de documents
• peuvent nécessiter l’installation d’un logiciel ou non
• permettent de travailler sur différents types d’appareils et de systèmes opérationnels
• stockent les données des clients dans leurs serveurs
• permettent un stockage illimité des données
• offrent plusieurs avantages par rapport aux data room et aux solutions de stockage sur le Cloud.
• sont utilisées par toutes sortes d’entreprises
• sont particulièrement importantes pour les fusions et acquisitions, les audits, les introductions en bourse, les collectes de fonds et la gestion de la propriété intellectuelle.
• font gagner du temps, de l’argent et des efforts aux entreprises

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