Data Rooms Virtuelles Pour Les Sciences de la Vie : Les Avantages et Les Utilisations

Le secteur des sciences de la vie (pharmacie, biotechnologie, dispositifs médicaux et produits médicaux) connaît une croissance rapide. De nombreuses entreprises de premier plan ont déjà reconnu les possibilités offertes par les data rooms virtuelles. 

Comme de nombreuses entreprises des sciences de la vie travaillent à l’échelle mondiale, une collaboration efficace est essentielle à leur réussite. Les data rooms permettent à la fois de protéger les données sensibles et de faciliter la collaboration de manière efficace. Voici les principaux avantages des data rooms pour les sciences de la vie.

Principaux avantages des data rooms dans le secteur des sciences de la vie

Les data rooms peuvent aider les entreprises des sciences de la vie à optimiser la R&D sans compromettre la sécurité des données. En outre, les virtual data rooms offrent les avantages suivants :

Mise en place simple

Les data rooms virtuelles disposent d’une interface conviviale et de fonctions automatisées, telles que la numérotation automatique des index au fur et à mesure que vous téléchargez des fichiers, ce qui facilite la mise en place et l’intégration d’une data room dans vos opérations commerciales. Tout ce que vous devez faire, c’est préparer tous les documents au format numérique et avoir une idée claire de la structure des autorisations des utilisateurs. Les data rooms vous permettent généralement de définir des autorisations d’utilisation granulaires, de restreindre certaines fonctions telles que le téléchargement, l’impression et la transmission, ou de spécifier des autorisations pour certains types de fichiers.

Confidentialité

L’avantage le plus important pour les utilisateurs de data room est sans doute le niveau de confidentialité et de sécurité. Les entreprises des sciences de la vie doivent travailler avec des données sensibles sur les patients ou de la propriété intellectuelle qui doivent être partagées avec prudence et soumises à une conformité réglementaire telle que la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA, États-Unis), la loi sur la protection des données (Royaume-Uni) ou le règlement général sur la protection des données (RGPD, UE). Les data rooms virtuelles garantissent une sécurité de haut niveau et des autorisations personnalisables pour les utilisateurs, ce qui réduit les erreurs humaines, c’est-à-dire le partage accidentel de données sensibles avec les mauvaises parties. 

Conformité HIPAA 

Lors du partage d’informations sensibles sur la santé des patients avec des soignants, des prestataires ou des chercheurs concernés, les données doivent être protégées en vertu de la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA). Il en va de même pour les données des patients utilisées pour la R&D dans les industries biotechnologiques et pharmaceutiques. La conformité à l’HIPAA est importante non seulement pour la protection juridique mais aussi pour maintenir la confiance des patients. Pour garantir la protection de la vie privée des patients, recherchez un fournisseur de data room virtuelle dont les services sont certifiés HIPAA et conformes à la norme ISO/IEC 27001:2013.

Suivi des documents et des utilisateurs

La recherche et le développement dans les sciences de la vie impliquent généralement de nombreux participants : chercheurs, médecins, vendeurs, experts en marketing, investisseurs, régulateurs et distributeurs. En tant qu’administrateur de data room, vous pouvez accéder à un journal des activités des utilisateurs et superviser toutes les actions au sein de la data room, contrôlant ainsi l’espace de travail virtuel. Cette fonction garantit la transparence et vous aide à comprendre l’intérêt des partenaires, par exemple, les études de cas les plus consultées, les documents les plus mis à jour/édités, etc. Vous pouvez également surveiller toute la communication entre les partenaires et générer facilement des rapports.

Collaboration avec les partenaires sur place

Une data room virtuelle apporte structure et ordre à tout projet. Les données étant devenues l’un des atouts les plus importants de la R&D dans le domaine de la biotechnologie et de la pharmacie, un lieu de travail numérique permet de s’assurer que les données sont utilisées et partagées efficacement. Les data rooms permettent aux équipes internationales de collaborer sans effort, à tout moment et en tout lieu. Les équipes sur site peuvent également bénéficier d’une data room – un espace de travail en ligne peut aider à organiser les flux de travail, à déléguer les tâches, à suivre les progrès et à limiter les violations de données plus efficacement. 

Assistance 24h/24 et 7j/7

Les organisations des sciences de la vie mènent généralement des projets simultanés, notamment la collecte de fonds, les essais cliniques et le développement de médicaments, ainsi que les accords de fabrication et de distribution (M&D). Le traitement des problèmes techniques ou informatiques ne doit pas poser de problèmes. Le choix d’un fournisseur de data room virtuelle disposant d’une équipe d’assistance à la clientèle disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 peut permettre d’économiser beaucoup de temps et d’éviter les problèmes logiciels inattendus. La disponibilité de l’assistance clientèle est également cruciale en cas de besoin de conseils lors de la configuration de certaines fonctions avancées de data rooms. Dans le domaine des sciences de la vie, tout est affaire de temps. Un fournisseur de data room peut donc résoudre les problèmes rapidement et efficacement, vous évitant ainsi toute frustration.

Exemples d’utilisation des data rooms dans les industries des sciences de la vie

Quel que soit le projet, les entreprises biotechnologiques et pharmaceutiques travaillent avec une énorme quantité de données et de documents. Étant donné que les data rooms offrent des fonctions étendues de gestion des documents et de sécurité, le software de data room virtuelle a de nombreuses utilisations dans les sciences de la vie. Voici quelques exemples d’utilisation d’une data room virtuelle pour des situations spécifiques : 

• Essais cliniques. Organisez toute la documentation et tous les fichiers, communiquez efficacement avec les prestataires de services de recherche clinique directement sur la plateforme, et téléchargez, révisez et partagez les rapports dans un espace de travail virtuel centralisé. Assurez la sécurité des informations confidentielles en définissant un accès basé sur les permissions aux parties autorisées.
  
• Introduction en bourse des biotechnologies. Passez toutes les étapes de l’introduction en bourse plus efficacement et économisez des ressources. Utilisez des questions-réponses avancées pour une communication rapide et efficace. Créez plusieurs équipes, notamment juridiques, financières et exécutives, et définissez un accès approprié aux documents pour chaque équipe. Profitez d’un accès 24/7/365 pour élargir votre bassin d’investisseurs potentiels.
  
• Levée de fonds. Utilisez une SDV pour divulguer des informations confidentielles à des investisseurs potentiels tout en sécurisant les secrets commerciaux, la propriété intellectuelle et les informations personnelles des employés. Partagez de gros volumes d’informations et gérez la diligence raisonnable de manière organisée et sans stress.
  
• Accélération de la R&D. Les fonctionnalités des data rooms telles que le téléchargement par glisser-déposer, le téléchargement en masse, la numérotation des index et les étiquettes peuvent accélérer la R&D et faciliter l’analyse de grands pools de données. Les examens d’avancement peuvent être effectués plus efficacement grâce à des rapports automatisés. Améliorez la collaboration avec un accès 24/7/365, des options de délégation de tâches et des fonctions avancées de questions-réponses.
  
• Licences et partenariats. Accélérez la diligence raisonnable pour les licences et les partenariats sans mettre en péril la sécurité des données. Le fait de disposer de toutes les informations nécessaires dans un espace de travail virtuel élargit votre portée sur le marché mondial et vous permet de négocier avec plusieurs parties prenantes simultanément.
  
• Gestion de la propriété intellectuelle. Utilisez une data room pour protéger la propriété intellectuelle de vos organisations pendant les essais cliniques, les licences, les collectes de fonds, les fusions, les audits et autres opérations commerciales. Avec une data room, vous pouvez révoquer l’accès aux fichiers à tout moment – même aux documents téléchargés. Vous pouvez également contrôler régulièrement qui a consulté les éléments confidentiels de votre data room et suivre l’activité de tous les utilisateurs. Utilisez l’authentification à deux facteurs et les filigranes pour ajouter une couche supplémentaire de protection.

La capacité à s’adapter et à introduire rapidement des outils numériques innovants déterminera le succès des incitations à la R&D de l’entreprise et déterminera la confiance des patients dans la confidentialité. En fin de compte, les organisations qui n’agissent pas rapidement risquent de perdre l’avantage concurrentiel offert par les data rooms virtuelles.

Références:

• The Digital Revolution of Life Sciences Companies. Debashis Gnosh, Sanjeev Sachdeva. https://www.tcs.com/perspectives/articles/the-digital-revolution-of-life-sciences-companies
• The Biotechnology Sector Continues To Defy Markets With Secular Growth. Noah Kiedrowski. https://www.ino.com/blog/2015/07/the-biotechnology-sector-continues-to-defy-markets-with-secular-growth/
• Biotechnology software in the digital age: are you winning? Cornelia Johanna Franziska Scheitz, Lawrence J. Peck & Eli S. Groban. https://link.springer.com/article/10.1007/s10295-018-2009-5

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